EBYS

EBYS NEDİR?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS); kurum bünyesinde üretilen tüm belgelerin elektronik ortamda güvenli, düzenli ve standartlara uygun şekilde oluşturulmasını, incelenmesini, onay süreçlerinden geçirilmesini, kullanılmasını ve arşivlenmesini sağlayan bütünleşik yazılım ve uygulamalar bütünüdür.

EBYS sayesinde üniversitelerde akademik ve idari süreçlerde üretilen belgeler; mevzuata uygunluk, erişilebilirlik, izlenebilirlik ve kurumsal hafıza ilkeleri doğrultusunda yönetilmekte, belge akış süreçleri hızlandırılmakta ve fiziki evrak kullanımının azaltılmasıyla birlikte verimlilik ve sürdürülebilirlik desteklenmektedir.

EBYS ile ilgili neler yapılabilir?

• Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
• Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir.
• Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
• Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
• Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanabilir.
• Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
• Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
• İzne çıkıldığı zaman görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanır.
• Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.