Arşiv

Kurum Arşivi

Kuruma ait belgelerin belirlenmiş sürelerde saklanarak hizmete sunulduğu, ayıklama – imha işlemlerinin de gerçekleştirildiği arşivdir.

Birim Arşivi

Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivdir.

Kurum Arşivine Evrak Devir İşlemi

Belge Yönetim Sistemi Ve Arşiv Hizmetleri Müdürlüğü tarafından belirlenen takvim neticesinde, birim arşivinde saklanma süresi dolmuş evraklar kurum arşivine devredilir. Birim Arşivine evrak devredilirken, standart dosya planı dikkate alınır; evrak asli düzeni içerisinde envanter listeleri hazırlanarak devredilir.

Arşivlik malzeme, birim arşivinde asli düzeni içerisinde hiyerarşik yapı, standart dosya planı ve provenans sistemine uygun olarak muhafaza edilir.

Kurum Arşivlerine Devir Sırasında Yapılacak İşlemler:

1- Devir-Teslim Hazırlıkları Yapılır.

• Klasörlerin Standart Dosya Planına uygunluğunun kontrolü yapılır.
• Klasör sırt bilgilerinin belgelere uygunluğunun kontrolü yapılır.
• Evrak ve eklerde eksik varsa tamamlanır.

2- EBYS üzerinden Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Hizmetleri Müdürlüğüne Listeler İletilir.

3- Kurum Arşivine Taşıma İçin Takvim Çıkartılır.

4- Arşiv Uzmanı ile Birlikte Kurum Arşivine Taşınır.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Kurum arşivlerinde ayıklama ve imha süreçlerini Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yürütülür.