İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ

İstanbul Arel Üniversitesi (Arel veya Üniversite) olarak, kişisel verilerinizin korunmasına yoğun hassasiyet göstermekte ve önem vermekteyiz. Bu bilinçle, Arel ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’na uygun olarak işlemekteyiz.

Arel, KVKK’nda tanımlı şekli ile, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verileriniz aşağıda açıklandığı amaç ve yöntemlerle, mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde, imha gerekliliklerine ve sürelere uyarak, özenle ve dikkatle işlemektedir.

1. Tanımlar

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni kapsamında geçen;

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veri (ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, adres, telefon, sisteme giriş/çıkış zamanları, bulunulan konum, özgeçmişler, doğum yeri, doğum tarihi, e-posta adresi, görüntü kayıtları ve sair benzer tüm veriler),
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, üçüncü kişilerle paylaşılması ve yurtdışına transfer edilmesi dahil kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,
• KVKK: 7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• Tebliğ: 10 Mart 2018 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 30356 sayılı Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ,
• Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu,
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi,
• Veri Sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi,
• Veri Sahibi: Kişisel Verisi işlenen gerçek kişi,
• İrtibat Kişisi: Kurum’la iletişimi ve Veri Sahipleriyle irtibatı sağlayan kişi,
• Arel veya Üniversite: İstanbul Arel Üniversitesi anlamlarına gelmektedir.

2. Veri Sorumlusu ve İrtibat Kişisi

• Veri Sorumlusu: İstanbul Arel Üniversitesi
• Adres: Türkoba Mah. Erguvan Sok. No:26/K 34537 Tepekent Büyükçekmece – İstanbul
• KVKK iletişim adresi: kvkk@arel.edu.tr

3. Kişisel Verilerin Toplanması, Toplanma Yöntemi ve İşlenmesi

Öğrencilerimizin, öğrenci velilerinin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, öğretim görevlilerimizin, öğretim üyelerimizin, yetkililerimizin, tedarikçilerimizin, iş ortaklarımızın, iş birliği içinde ya da ilişkide olduğumuz firma ve kurum çalışanlarının, ziyaretçilerimizin ve sair 3. kişilerin, uhdemizde bulunan kişisel verileri, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu Uluslararası Sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuatlar çerçevesinde, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversitemiz ilgili birimleri, iletişim formları, telefon görüşmeleri, elektronik uygulamalar, yazılımlar, muhtelif sözleşmeler, elektronik posta, sosyal medya ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak Üniversitemiz tarafından toplanabilecektir ve işlenebilecektir.

Telefon görüşmeleri ve sesli yanıt sistemi kapsamında; telefon numarası, çağrı zamanı, süresi ve yönlendirme bilgileri ile talebinizin değerlendirilmesi için paylaştığınız kimlik, iletişim ve başvuru bilgileri, çağrıların yönlendirilmesi, bilgi taleplerinin yanıtlanması ve başvuru veya şikâyetlerin takibi amacıyla işlenebilir. Toplanan veriler, ilgili işlem için gerekli olanlarla sınırlıdır.

KVKK’nun 4. maddesi uyarınca kişisel verileriniz; * Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, * Doğru ve gerektiğinde güncel olarak, * Belirli, açık ve meşru amaçlar için, * İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, * İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek işlenecektir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesi Amacı

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında, aşağıda belirtilen amaçlarla işlenecektir;

İşleme amaçlarına ilişkin hukuki sebepler, ilgili kişiyle kurulan ilişki ve somut işlem bakımından aşağıdaki şekilde uygulanır: Eğitim ve öğrencilik işlemleri ile mevzuattan kaynaklanan bildirimlerde KVKK m.5/2-a ve ç; sözleşmeyle doğrudan ilgili eğitim, çalışma, tedarik ve ödeme işlemlerinde m.5/2-c; hak arama, uyuşmazlık ve hukuki süreçlerde m.5/2-e; gerekli iletişim, çağrı yönlendirme, başvuru takibi ve güvenlik işlemlerinde, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek ve veri işlemenin zorunlu olması kaydıyla m.5/2-f hukuki sebeplerine dayanılır. Reklam, hedefleme, yeniden pazarlama ve diğer tanıtım işlemlerinde açık rıza gerektiren faaliyetler yalnızca açık rıza üzerine yürütülür; ticari elektronik ileti onayları ayrıca alınır. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından, ilgili faaliyete uygulanabilir KVKK m.6/3 şartı ayrıca belirlenir; sağlık, rehberlik ve iş sağlığı ve güvenliği süreçlerine özgü hukuki sebepler ayrı aydınlatmalarda açıklanır. Aydınlatma yapılması veya telefon görüşmesine devam edilmesi, açık rıza veya ticari elektronik ileti onayı anlamına gelmez.

1. Üniversitemizin kuruluş amacı olan ve Üniversitemiz tarafından yürütülen eğitim, öğretim ve akademik faaliyetlerin iş birimlerimiz tarafından sürdürülebilmesi,
2. Tercih tanıtım dönemlerine yönelik dijital pazarlama, kampanya ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi; aday öğrencilere ve velilere burs imkanları, taban puanlar, yerleşke olanakları hakkında bilgilendirme yapılması; bu kapsamda hedefleme, analiz, segmentasyon ve görüntülü reklamcılık (GDN/Remarketing) süreçlerinin yönetilmesi,
3. Öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, iş birliği içinde ya da ilişkide olduğumuz firma ve kurum çalışanları, ziyaretçilerimiz ve sair 3. kişiler ile iletişim ve ilişkimizin sağlanması,
4. Çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, eğitmenlerimiz, öğretim üyelerimiz, yetkililerimiz ve yöneticilerimiz ile iletişim ve ilişkilerimizin sağlanması,
5. Tahsilat ve satın alma faaliyetleri ile muhasebe/mali işler işleyişinin devamının sağlanması,
6. Üniversitemize ait kampüs ve sair lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,
7. Üniversitemizin değerlendirme, şikâyet yönetimi, hukuki uyum, iç denetim, analiz ve sair diğer süreçlerinin yürütülmesi,
8. Öğrencilerimizin ve çalışanlarımızın sağlık ve rehberlik hizmetlerinden faydalanabilmesi,
9. Lojistik faaliyetlerinin güvenli şekilde yerine getirilmesi,
10. Ulusal ve uluslararası projeler ile büyüme çalışmalarının sürdürülmesi,
11. Üniversitemizin iç işleyişindeki finansal süreçlerin gereği gibi yürütülebilmesi,
12. Üniversitemizin iç işleyişindeki insan kaynakları süreçlerinin gereği gibi yürütülebilmesi,
13. Kampüs içindeki çalışma hayatının gereği gibi devam ettirilmesi,
14. Bilgi Teknolojileri kapsamındaki zorunlu ve ihtiyari çalışmalarının devam ettirilmesi,
15. Üniversitemiz ve Üniversitemiz ile iş ilişkisi içerisinde olan özel ve tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini.

5. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, KVKK ve yürürlükte olan ilgili tüm mevzuata uygun olarak, ilgili faaliyetin gerektirdiği ölçüde; eğitmenlerimize, öğretim görevlilerimize, öğretim üyelerimize, üst yönetimimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, çalışanlarımıza veya faaliyet konusu ve amacı doğrultusunda tercih tanıtım ve pazarlama faaliyetlerimizin yürütülmesi amacıyla iş birliği yaptığımız dijital reklam ajanslarına, Google Ads / Meta gibi reklam platformu sağlayıcılarına, ticari ileti gönderim altyapısı sunan iş ortaklarımıza ya da düzenleyici denetleyici kurumlar ve resmi mercilerle ilgili mevzuatın öngördüğü durumlarda, belirtilen alıcı gruplarına aktarılabilecektir. Aktarımın amacı ve kapsamı, ilgili kişiyle kurulan ilişki ve yürütülen işlemle sınırlıdır. Reklam ajanslarına, reklam platformlarına ve ticari ileti hizmet sağlayıcılarına aktarım, yalnızca ilgili tanıtım faaliyeti için gerekli hukuki dayanak ve izinlerin bulunması hâlinde gerçekleştirilir. Yurt dışına aktarım yapılması hâlinde KVKK’nun 9. maddesindeki şartlar ayrıca sağlanır; yeterlilik kararı veya uygun güvencelerden uygulanabilir olanına, bunların bulunmadığı durumlarda ise yalnızca Kanunda öngörülen arızi aktarım şartlarına dayanılır. Yurt dışına aktarım yapılan süreçlerde alıcı grupları, aktarım amaçları ve uygulanan aktarım mekanizması ilgili sürece özgü aydınlatmada ayrıca açıklanır.

6. Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Üniversitemiz, işlediği kişisel verileri, ilgili mevzuatta veya ilgili mevzuata aykırı olmamak kaydıyla Üniversite prosedürlerinde ve Üniversite politikalarında belirlenen sürelerde saklamaktadır.

Mevzuatta ayrıca süre belirlenmemiş olması hâlinde kişisel veriler, işleme amacı ve ilgili işlemin niteliği dikkate alınarak belirlenen gerekli süre boyunca saklanır. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklama gereken durumlarda, yalnızca bu amaç için gerekli veriler, uygulanabilir zamanaşımı süreleri ve somut uyuşmazlığın gerektirdiği süreyle sınırlı olarak muhafaza edilir. İşlemeyi gerektiren şartların tamamının ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler, ilgili mevzuat ile Üniversite prosedür ve politikalarında belirlenen usullere uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. Veri Sahibi Olarak Haklarınız

KVKK’nun 11. maddesi çerçevesinde sahip olduğunuz haklar şunlardır:

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) KVKK mevzuatında ve sair mevzuatlarda öngörülen şartlar çerçevesinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıdaki haklarınızı kullanabilmek için, Veri Sahibi olarak, başvurunuzu veya isteğe bağlı olarak ilgili Başvuru Formu’nu; 1. “İstanbul Arel Üniversitesi, Türkoba Mahallesi, Erguvan Sokak, No:26/K 34537 Tepekent, Büyükçekmece/İstanbul” adresine, ıslak imzalı olarak, kimliğinizin doğrulanması için gerekli ve ölçülü bilgiler ile başvuru konusuna ilişkin bilgi ve belgeler ile şahsen ya da posta yoluyla veya Noter aracılığıyla ulaştırabilir, 2. Formu taratarak, kvkk@arel.edu.tr adresine Arel’e bildirilen ve Arel nezdinde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz üzerinden elektronik posta aracılığıyla gönderebilir, 3. Formu taratarak “areluniv@hs01.kep.tr” adresine kayıtlı elektronik posta adresiniz üzerinden iletebilirsiniz. Ayrıca güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak kvkk@arel.edu.tr adresine başvurabilirsiniz. Başvuru formunun kullanılması zorunlu değildir; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen zorunlu bilgileri içeren başvurular da değerlendirilir.

Yaptığınız başvuru, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.

İstanbul Arel Üniversitesi