İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ

İstanbul Arel Üniversitesi (Arel veya Üniversite) olarak, kişisel verilerinizin korunmasına yoğun hassasiyet göstermekte ve önem vermekteyiz. Bu bilinçle, Arel ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’na uygun olarak işlemekteyiz.

Arel, KVKK’nda tanımlı şekli ile, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda açıklandığı amaç ve yöntemlerle, mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde, imha gerekliliklerine ve sürelere uyarak, özenle ve dikkatle işlemektedir;

1. Tanımlar

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni kapsamında geçen;

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veri (ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, adres, telefon, sisteme giriş/çıkış zamanları, bulunulan konum, özgeçmişler, doğum yeri, doğum tarihi, e-posta adresi, görüntü kayıtları ve sair benzer tüm veriler),

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek, diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gereken her türlü veri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, dini inanç, mezhep, kıyafet, sendika üyeliği, sağlık, biyometrik veriler ve sair benzer tüm veriler),

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, üçüncü kişilerle paylaşılması ve yurtdışına transfer edilmesi dahil kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

KVKK: 7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

Tebliğ: 10 Mart 2018 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 30356 sayılı Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ,

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu,

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi,

Veri Sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi,

Veri Sahibi: Kişisel Verisi işlenen gerçek kişi,

İrtibat Kişisi: Kurum’la iletişimi ve Veri Sahipleriyle irtibatı sağlayan kişi,

Arel veya Üniversite: İstanbul Arel Üniversitesi

anlamlarına gelmektedir.

2. Veri Sorumlusu ve İrtibat Kişisi

Veri Sorumlusu          : İstanbul Arel Üniversitesi

Adres                          : Türkoba Mah. Erguvan Sok. No:26/K 34537 Tepekent Büyükçekmece-İst.

İrtibat Kişisi               :

3. Kişisel Verilerin Toplanması, Toplanma Yöntemi ve İşlenmesi

Öğrencilerimizin, öğrenci velilerinin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, öğretim görevlilerimizin, öğretim üyelerimizin, yetkililerimizin, tedarikçilerimizin, iş ortaklarımızın, iş birliği içinde ya da ilişkide olduğumuz firma ve kurum çalışanlarının, ziyaretçilerimizin ve sair 3. kişilerin, uhdemizde bulunan kişisel verileri, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu Uluslararası Sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuatlar çerçevesinde, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversitemiz ilgili birimleri, iletişim formları, telefon görüşmeleri, elektronik uygulamalar, yazılımlar, muhtelif sözleşmeler, elektronik posta, sosyal medya ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak Üniversitemiz tarafından toplanabilecektir, işlenebilecektir.

Bu nedenle, KVKK kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, Kişisel Verilerin İşlenmesi konusunda sizleri aydınlatmak istiyoruz.

KVKK’nun 4. maddesi uyarınca kişisel verileriniz;

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak,
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olarak,

iii. Belirli, açık ve meşru amaçlar için,

1. ii. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak,
2. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek, işlenecektir.
3. Kişisel Verilerin İşlenmesi Amacı

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nun 5. ve 6. Maddelerinde ve Tebliğ’de belirtilen kişisel veri işleme şartları ve kapsamında, aşağıda belirtilen amaçlarla işlenecektir;

1. Üniversitemizin kuruluş amacı olan ve Üniversitemiz tarafından yürütülen faaliyetlerin iş birimlerimiz tarafından sürdürülebilmesi,
2. Öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, iş birliği içinde ya da ilişkide olduğumuz firma ve kurum çalışanları, ziyaretçilerimiz ve sair 3. kişiler ile iletişim ve ilişkimizin sağlanması,

iii. Çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, eğitmenlerimiz, öğretim üyelerimiz, yetkililerimiz ve yöneticilerimiz ile iletişim ve ilişkilerimizin sağlanması,

1. Tahsilat ve satın alma faaliyetleri ile muhasebe/mali işler işleyişinin devamının sağlanması,
2. Üniversitemize ait kampüs ve sair lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,
3. Üniversitemizin değerlendirme, şikâyet yönetimi, hukuki uyum, iç denetim, analiz ve sair diğer süreçlerinin yürütülmesi,

vii. Öğrencilerimizin ve çalışanlarımızın sağlık ve rehberlik hizmetlerinden faydalanabilmesi,

viii. Lojistik faaliyetlerinin güvenli şekilde yerine getirilmesi,

1. Ulusal ve uluslararası projeler ile büyüme çalışmalarının hukuka uygun sürdürülmesi,
2. Üniversitemizin iç işleyişindeki finansal süreçlerin gereği gibi yürütülebilmesi,
3. Üniversitemizin iç işleyişindeki insan kaynakları süreçlerinin gereği gibi yürütülebilmesi,

xii. Kampüs içindeki çalışma hayatının gereği gibi devam ettirilmesi,

xiii. Bilgi Teknolojileri kapsamındaki zorunlu ve ihtiyari çalışmalarının devam ettirilmesi,

xiv. Üniversitemiz ve Üniversitemiz ile iş ilişkisi içerisinde olan özel ve tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini.

5. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dahilinde, KVKK ve yürürlükte olan ilgili tüm mevzuata uygun olarak, sayılanlar ile sınırlı olmamak üzere; eğitmenlerimize, öğretim görevlilerimize, öğretim üyelerimize, hissedarlarımıza, üst yönetimimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, iş bağlantılarımıza, çalışanlarımıza, ifa yardımcılarımıza veya faaliyet konusu ve amacı doğrultusunda ya da düzenleyici denetleyici kurumlar ve resmi mercilerle ilgili mevzuatın öngördüğü durumlarda, yurt içinde veya yurt dışında üçüncü şahıslara aktarılabilecektir.

6. Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Üniversitemiz, işlediği kişisel verileri, ilgili mevzuatta veya ilgili mevzuata aykırı olmamak kaydıyla Üniversite prosedürlerinde ve Üniversite politikalarında belirlenen sürelerde saklamaktadır.

Mevzuatta ayrıca süre belirlenmemiş olması halinde; kişisel veriler Üniversitemizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak Üniversitemiz uygulamaları ve teamüller uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla uygulamada gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklamaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra söz konusu kişisel veriler Üniversite prosedür ve politikalarında tanımlanan metotlar ile silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. Veri Sahibi Olarak Haklarınız

7.1. KVKK’nun 11. maddesi çerçevesinde,

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

1. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
2. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
3. KVKK mevzuatında ve sair mevzuatlarda öngörülen şartlar çerçevesinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

vii. Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

viii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

1. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahipsiniz.

Yukarıdaki haklarınızı kullanabilmek için, Veri Sahibi olarak, ilgili Başvuru Formu’nu;

“İstanbul Arel Üniversitesi, Türkoba Mahallesi, Erguvan Sokak, No:26/K 34537 Tepekent, Büyükçekmece/İstanbul” adresine, ıslak imzalı olarak, kimliğinizi tespit edici belgeler ile başvuru konusuna ilişkin bilgi ve belgeler ile şahsen ya da posta yoluyla veya Noter aracılığıyla,

Formu taratarak, kvkk@arel.edu.tr adresine Arel’e bildirilen ve Arel nezdinde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz üzerinden elektronik posta aracılığıyla,

Formu taratarak “areluniv@hs01.kep.tr” adresine kayıtlı elektronik posta adresiniz üzerinden, elektronik posta aracılığıyla, ulaştırabilirsiniz.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda;

1. Talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması,
2. Talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması,

iii. Başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkinizin belgelendirilmesi,

1. Kimlik ve adres bilgilerinin bulunması,
2. Kimliği tevsik edici belgelerin ekli olması,

gerekmektedir.

7.2. Yaptığınız başvuru, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve Üniversite’ye ulaşmasından itibaren her halükârda en geç 30 gün içerisinde, ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.

Talebiniz bu süre içinde kabul edilecek veya gerekçeli biçimde reddedilecek, cevabı şahsınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilecektir. Tarafımıza sunduğunuz bilgi ve belgelerin eksik olması veya anlaşılamaz olması halinde, başvurunuzu netleştirmek amacıyla, tarafınızla iletişime geçilecektir.

7.3. Kişisel veri sahibi olarak, başvurunuzun reddedilmesi, gereğinin yerine getirilmemesi, verilen cevabın tarafınızca yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; Üniversitemizin cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a başvurabilirsiniz.

8. KVKK’nun 5. maddesinde “Kişisel Verilerinizi Açık Rızanız Olmaksızın İşleyebileceği Haller” ile KVKK’nun 28. maddesindeki Kanun’un uygulanmasındaki “İstisnalar” düzenlenmiştir.
9. Yürürlükte bulunan mevzuat ve işbu Aydınlatma Metni arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Veri Sorumlusu yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

Aydınlatma Metni’nin tamamının veya belirli maddelerinin, değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla güncellenmesi durumunda yürürlük tarihi de güncellenecek ve yeniden duyurulacaktır.

İstanbul Arel Üniversitesi