Bütçe ve Planlama Süreci

Bütçe Planlama Süreci, kurumsal öncelikleri ve fakülte/yüksekokul/enstitü ve idari birimlerin stratejilerini, üniversitenin operasyon ve para (kapital) kaynaklarının doğru dağıtılması (aloke edilmesi) adına bağlantılandırır. Ayrıca, Üniversitenin operasyon ve sermaye bütçeleri için her bir mali yıl kaynak planlamasına rehberlik eder.

Bütçe Planlama Süreci, Üniversite geneli bütçemizin daha bütünsel anlaşılmasını sağlayacak, kaynakları İstanbul Arel Üniversitesinin kurumsal öncelikleriyle uyumlu hale getirecek ve aynı zamanda daha kapsamlı ve uzun vadeli planlamayı mümkün kılacaktır. Ayrıca, Rektörlüğün yatırım kararlarının temelindeki süreçlere ve Üniversite bütçesinin dağıtımına açıklık ve şeffaflık getirmeyi amaçlamaktadır.

Sürece Genel Bakış

Bütçe Planlama Süreci, “Arel Bütçe ve Planlama Takvimi“nde gösterilmiştir. Üniversitenin öncelikleri, Bütçe Planlama Sürecine rehberlik etmektedir.

Fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim stratejileri bu öncelikler doğrultusunda belirlenmektedir. Böylece, Üniversitenin mali planları ve bütçe taleplerini şekillendirmektedir.

Fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim stratejileri mali planlar ve bütçe talepleri; üst yönetim ile bütçe toplantılarında ve strateji toplantılarında görüşülür.

Bütçe ve Strateji Toplantıları

Bütçe taleplerini görüşmek üzere  her yıl güz döneminde (Kasım, Aralık ve Ocak) her bir fakülte/yüksekokul/enstitü ve birimlerle Bütçe ve Strateji Toplantısı gerçekleştirilir.

Bütçe ve Strateji Toplantısının amacı:

Fakülte/Yüksekokul/Enstitü ve Birimler için artan bütçe, yeni maddi kaynak taleplerini görüşmek ve bu taleplerin Üniversitenin daha geniş çerçevedeki stratejik hedefleriyle nasıl uyumlu hale getirilebileceğini tartışmak;
Bütçe taleplerinin bir önceki yılın gerçekleşen mali verileri ile uyumlu olup olmadığını gözden geçirmek.
Bütçe ve Strateji toplantıları; fakülte/yüksekokul/enstitü ve idari birim önceliklerinin ve mevcut bütçenin geniş kapsamlı bir resmini çekmek üzere fakülte/yüksekokul/birim yöneticileri ile Bütçe Müdürü ve Stratejik Planlama Müdürü temsilcilerinin bir araya gelmesini sağlayacaktır. Görüşme konuları arasında yatırım projeleri, öğretim üyesi işe alımı, program girişimleri, stratejik finansal planlamalar ve yeniden bütçe tahsisi belirtilebilir.
Bütçe Müdürü ve Stratejik Planlama Müdürü, tüm birimlerle yaptıkları toplantılar neticesinde topladıkları talepleri Ocak ve Şubat ayları boyunca Üniversitenin stratejik öncelikleri, birimin kendi maddi yapısı gibi durumları da göz önünde bulundurarak Üniversitemiz Mütevelli Heyet Başkanı, Rektör, Stratejik Planlamadan Sorumlu Rektör Yardımcısı, Bütçe Müdürü ve Stratejik Planlama Müdüründen oluşan  Planlama Ekibi ile birlikte kapsamlı bir şekilde değerlendirir.

Her yıl bahar döneminde (Mayıs, Haziran) fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim yöneticilerinin olduğu bütçe toplantılarında bütçe talepleri ele alınır. Tüm bu toplantılar Rektörlüğün bütçe tahsis kararlarını ve genel Üniversite bütçesinin nasıl şekilleneceğini ortaya koyar. Fakülte/Yüksekokul/Enstitü ve Birim yöneticilerinin ve Üst Yönetimin Mayıs ve Haziran aylarında anlaştıkları hedef Bütçeler her yıl ağustos ayı içinde gerçekleşen yıllık Mütevelli Heyet Toplantısında onaya sunulacak ve Mütevelli Heyet üyeleri en geç Ağustos ayı sonuna kadar kendilerine sunulan bütçeyi değerlendirecek onaylama sürecini tamamlayacaklardır.

Üniversite Öncelikleri

Bütçe yatırımları ile ilgili kararlar, Üniversitenin stratejik planına dayalı ve Üniversite yönetimi ile fakülte/yüksekokul/enstitü ve idari birim işbirliğinin güçlü temeli üzerine kurulu olarak Rektörlük hazırladığı 2017- 2023 Stratejik Planı’nda belirtilen Üniversite öncelikleri doğrultusunda yönlendirilecektir. Bu öncelikler aşağıdaki taahhütlerimizi ifade etmektedir:

Üniversitenin Entelektüel Saygınlığını ve Etkisini Geliştirmek – Önemli entelektüel alanları tespit edip güçlendirmek ve öğretim üyelerinin deneyimlerini zenginleştirmek

Araştırma Saygınlığını Oluşturamaya Devam Etmek – Önemli disiplinlerde ve disiplinler arası alanlarda araştırma finansmanını ve faaliyetlerini arttırmak

Öğrenci Deneyimini Desteklemek – Tüm öğrencilerin Arel’de başarıya ulaşmalarını sağlamak

Ulusal Akademik İtibarı ve Varlığı Geliştirmek – Artan katılım ve bursla Arel’in küresel akademik varlığını geliştirmek

Hedeflerimiz İçin İmkân Sağlayan Desteğin Güçlendirilmesi – Öğretim üyelerinin, öğrencilerin ve idari personelin temel çalışmalarını destekleyen kişilerin, süreçlerin, politikaların ve sistemlerin uyumluluğunu sağlamak

Onaylar ve Kararlar

Bütçe ve Stratejik Planlama Süreci, İstanbul Arel Üniversitesi bütçe yönetimini optimize etmek için verimli ve şeffaf bir inceleme ve karar alma süreci sağlar. Tüm bütçe talepleri birkaç inceleme ve onay aşamasından geçer. Bu durumda fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim ihtiyaçları; kurumsal öncelikler, ihtiyaçlar ve mali durum bağlamında sistematik olarak değerlendirilir.

Her bir Birim için ayrılacak bütçeler ile ilgili nihai görüşmeler bahar döneminde (Mayıs, Haziran) gerçekleşecek ve Mütevelli Heyeti’nden Ağustos ayında nihai onayın alınması beklenecektir.

Fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim, Rektörlük tarafından kendisine bir sonraki yıl için ayrılacak nihai bütçe bu tarihten hemen sonra bildirilir.

Faaliyet Bütçesi Kaynakları

Bütçe Planlama Süreci, fakülte/yüksekokul/birimlerden stratejilerini desteklemek için yıllık faaliyet bütçesi taleplerini alır. Mevcut sayfada, faaliyet kaynaklarını talep etmek için ek yönergeler ve araçlar sunulmaktadır.

Kaynak Talepleri

Kaynak tahsis edilen fakülte/yüksekokul/enstitü ve idari birimler için: bütçe toplantısı, herhangi bir artan bütçeyi ve yeni bütçe taleplerini ve bu taleplerin fakülte/yüksekokul/birimlerin daha geniş stratejik perspektifinden bakıldığında nasıl bir uyum içinde olacağını tartışmak için bir fırsat niteliğindedir.

Faaliyet talepleri; Faaliyet Raporu’nda yer alan veriler kullanılarak, fakülte/yüksekokul/enstitü ve idari birimin  Bahar dönemi sonunda Bütçe Müdürlüğüne ve Stratejik Planlama Müdürlüğüne sunulmalıdır.

Faaliyet talepleri aşağıdakiler için artan finansman durumlarını mutlaka içermelidir:

• Yeni öğretim üyeleri ve/veya idari personel pozisyonları
• Yeni pozisyonlar için destekleyici yükümlülükler (işe alım/yan hak paketleri)
• Programa dayalı finansman
• Yeni girişim desteği
• Mevcut ve/veya önerilen bir tesis için yeni inşaat, genişletme, yenileme veya yıkım projesi
• Yeni bir alan, arazi, bina veya kiralık yer ihtiyacı ve/veya alımı
• Alan talepleri/ihtiyaçları, fizibilite çalışmaları, kavramsal çalışmalar ve ana planlar

Tahmini öğretim üyesi gereksinimi de talebe dahil edilmelidir. Beklenen öğretim üyesi işe alım  gereksinimlerine dair tüm tahmini maliyetler sunulmalıdır. Bu, maliyet paylaşımına uygun kalemler dahil olmak üzere, fakülte/yüksekokul/enstitü için öğretim üyesi işe alma planlarında talep edilen herhangi bir merkezi desteği içerecektir. Fakülte veya yüksekokul; öğretim üyesi maaş planlama parametresinin dışında beklenen terfi, görev süreleri desteklemek için tüm kaynak taleplerine de ayrıca yer vermelidir.

Birimler arası girişimler/programlar da talepte belirtilmelidir. Birden fazla fakülte/yüksekokul/birim, artan bütçe ihtiyaçlarını veya yeni ayrılacak ödenekler için ortak bir çabada bulunduklarında, faaliyet taleplerini bütçe toplantılarından önce koordine etmelidirler.

Planlama Ekibi  tüm faaliyet taleplerini değerlendirmeye alacaktır. Grup; fakülte/yüksekokul/enstitü ve birim stratejilerini, mali planları ve bütçe taleplerini sentezler ve geçici bir Üniversite faaliyet bütçesi önerir.