Operasyonel Destek ve Hizmetler

İletişim Ofisi’ne bağlı olarak faaliyet gösteren Etkinlik Birimi, İstanbul Arel Üniversitesi bünyesinde gerçekleştirilen tüm etkinliklerin prosedürü uygun olarak talep edilmesi, yürütülmesinden ve raporlanmasından sorumludur. Birim, etkinlik süreçlerinin kurumsal standartlara uygun biçimde yürütülmesini ve etkinliklerin Üniversitenin stratejik iletişim hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Çalışma alanları:

• Üniversite genelinde gerçekleştirilen tüm akademik, kültürel, sanatsal ve sosyal etkinliklerin planlama, koordinasyon ve yürütme süreçlerini takip etmek,
• Akademik ve idari birimler ile öğrenci kulüplerinden gelen etkinlik taleplerini değerlendirmek, talebin niteliğine göre İletişim Ofisi koordinasyonunda gerekli destek hizmetlerini organize etmek,
• Etkinliklerin gerçekleştirilmesi için ARELim Etkinlik Yönetimi Sistemi üzerinden iletilen taleplerin doğruluğunu, zamanlamasını ve içerik uygunluğunu kontrol etmek,
• Etkinlik öncesi hazırlık sürecinde grafik tasarım, tanıtım, duyuru, protokol, mekan düzeni, teknik altyapı ve lojistik gereksinimlerinin ilgili birimlerle koordineli biçimde yürütülmesini takip etmek,
• Üniversitenin tanıtımına katkı sağlayacak, kurumsal kimliği güçlendirecek etkinlik önerilerini geliştirmek ve yıllık etkinlik takvimi oluşturulmasına katkı sunmak,
• Rektörlük tarafından düzenlenen veya Rektörlük onayıyla yürütülen tüm etkinliklerde koordinasyon ve uygulama desteği vermek,
• Etkinliklerde yer alacak basın, protokol, konuk ve paydaş iletişiminin İletişim Ofisi ile uyum içinde yürütülmesini sağlamak,
• Etkinlik süresince görevli birimler ile (Bilgi Teknolojileri Ofisi, İdari Destek ve Teknik Hizmetler, Satın Alma, Öğrenci İşleri vb.) iş birliği içinde çalışarak hazırlık, uygulama ve kapanış süreçlerinin sorunsuz ilerlemesini sağlamak,
• Etkinlik sonrasında değerlendirme ve raporlama süreçlerini yürütmek, ilgili birimlere bilgi akışını sağlamak,
• Üniversitenin kurumsal kimliğine uygunluğu sağlamak amacıyla etkinlik afişi, davetiye, yaka kartı, sahne düzeni ve diğer prodüksiyon materyallerinin hazırlanmasını destek olmak,
• Kurumsal hafızaya katkı sunmak amacıyla gerçekleştirilen tüm etkinliklere ilişkin fotoğraf, video ve dokümantasyon arşivini oluşturmak.

Etkinlik Birimi; tüm faaliyetlerinde İstanbul Arel Üniversitesi Etkinlik Prosedürü hükümlerine, İletişim Ofisi’nin kurumsal kimlik ve iletişim ilkelerine, Genel Sekreterlik onay süreçlerine ve Üniversitenin toplumsal katkı, kalite ve sürdürülebilirlik hedeflerine uygun olarak hareket eder. Birim, etkinliklerin planlanmasından raporlanmasına kadar tüm aşamalarda şeffaflık, iş birliği, zaman yönetimi ve kalite standartlarına öncelik verir.

İletişim Ofisi’ne bağlı olarak faaliyet gösteren Çağrı Merkezi Birimi, İstanbul Arel Üniversitesi’nin öğrenci, akademik ve idari birimleri ile dış paydaşlar arasındaki telefon, e-posta ve diğer çağrı iletişim kanallarının etkin, doğru ve hızlı şekilde yönetilmesinden sorumludur. Birim, çağrı yönetimi süreçlerinin kurumsal standartlara uygun yürütülmesini ve Üniversitenin stratejik iletişim hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Çalışma alanları:

• Öğrenci, akademik ve idari birimlerin yanı sıra dış paydaşlardan gelen çağrı ve e-posta taleplerini karşılamak ve ilgili birimlere yönlendirmek,
• Çağrı kayıt ve takip sistemlerini kullanarak gelen tüm taleplerin kaydını tutmak, önceliklendirmek ve çözüm süreçlerini takip etmek,
• Çağrı sürecinde doğru ve güncel bilgi sağlamak, gerektiğinde ilgili birimlerle koordinasyon kurarak taleplerin hızlı şekilde çözülmesini sağlamak,
• Çağrı merkezi personelinin eğitim ve gelişim süreçlerini planlamak; hizmet kalitesi ve kurumsal iletişim standartlarına uygunluğunu denetlemek,
• Haftalık, aylık ve yıllık çağrı raporları hazırlamak, gelen çağrı hacmi, çözüm süreleri ve hizmet kalitesi ile ilgili verileri üst yönetime sunmak,
• Çağrı merkezi süreçlerini sürekli iyileştirmek amacıyla performans göstergelerini izlemek ve gerekli iyileştirme önerilerini geliştirmek,
• Öğrenci ve paydaş memnuniyetini artırmak için çağrı hizmet süreçlerini geliştirmek ve geri bildirim mekanizmalarını işletmek,
• Çağrı merkezi iletişim politikalarının İstanbul Arel Üniversitesi Kurumsal Kimlik ve İletişim İlkeleri ile uyumlu olmasını sağlamak,
• Çağrı merkezi hizmetlerinde şeffaflık, kalite ve zaman yönetimi standartlarını önceliklendirmek.

Birim, tüm faaliyetlerinde İstanbul Arel Üniversitesi Kurumsal İletişim İlkeleri ve onay prosedürlerine uygun hareket eder; çağrı yönetimi süreçlerinin planlanmasından raporlanmasına kadar tüm aşamalarda stratejik hedeflerle uyum, kalite ve memnuniyet odaklı çalışmayı temel alır.